Інструкція з діловодства в Понорницькій селищній раді

I. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства в Понорницькій селищній раді (далі – Інструкція) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в паперовій формі Понорницькою селищною радою та виконавчими органами Понорницької селищної ради без статусу юридичної особи (далі – виконавчі органи селищної ради).

Положення цієї Інструкції застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання Понорницькою селищною радою документів у паперовій формі.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Понорницькій селищній раді, затвердженою розпорядженням Понорницького селищного голови від 30 грудня 2022 року № 94-од, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті Понорницької селищної ради, затвердженою рішенням виконавчого комітету Понорницької селищної ради від 04 червня 2021 року № 59, відповідно та іншими чинними нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

3. Основні повноваження виконавчих органів з діловодства в Понорницькій селищній раді здійснюються в електронній формі, з електронними носіями інформації та визначаються Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (зі змінами) (далі – Інструкція з діловодства в електронній формі).

4. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

5. Відповідальність за організацію діловодства в Понорницькій селищній раді несе селищний голова.

6. За підготовлений проєкт документа відповідальним є його автор.

7. Організація діловодства в Понорницькій селищній раді покладається на загальний відділ селищної ради.

8. Організація діловодства у виконавчих органах Понорницької селищної ради покладається на спеціально призначену для цього особу.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується інформація про управлінські дії. Цей процес здійснюється з дотриманням установлених правил оформлення документів (додаток 1).

10. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники Понорницької селищної ради оформляють їх з урахуванням вимог національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020), прийнятого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144.

11. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентом Понорницької селищної ради восьмого скликання, затвердженим рішенням Понорницької селищної ради від 13 липня 2024 року № 3802, Регламентом роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Понорницької селищної ради восьмого скликання, затвердженим рішенням виконавчого комітету Понорницької селищної ради від 21 грудня 2020 року № 1, та цією Інструкцією.

12. У Понорницькій селищній раді визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

13. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (рішення, розпорядження, протокол, лист тощо), зумовлюється правовим статусом Понорницької селищної ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

14. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання селищною радою покладених на неї завдань і функцій.

15. Класи управлінської документації визначаються згідно з національним класифікатором НК 010:2021 «Класифікатор управлінської документації» (далі – НК 010:2021), затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12 березня 2021 року № 526.

16. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування юридичної особи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату документа, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Склад реквізитів документів та схема їх розташування наведені в додатку 2.

17. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів селищної ради.

18. Понорницька селищна рада здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

19. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

20. Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

• 30 – ліве;
• 10 – праве;
• 20 – верхнє та нижнє.

21. Види бланків документів, які використовуються у Понорницькій селищній раді, визначаються цією Інструкцією, а саме:

• бланк листа селищної ради (додаток 3);
• бланк листа виконавчого комітету селищної ради (додаток 4);
• бланк листа старостинського округу селищної ради (додаток 5);
• бланк розпорядження селищного голови з основної діяльності (додаток 6);
• бланк розпорядження селищного голови з адміністративно-господарської діяльності (додаток 7);
• бланк розпорядження селищного голови з кадрових питань (особового складу) (додаток 8);
• бланк розпорядження селищного голови про надання відпусток, відряджень (додаток 9);
• бланк рішення селищної ради (додаток 10);
• бланк рішення виконавчого комітету селищної ради (додаток 11);
• бланк протоколу засідання селищної ради (додаток 12);
• бланк протоколу засідання виконавчого комітету селищної ради (додаток 13);
• бланк доручення селищного голови (додаток 14);
• бланк доручення заступника селищного голови (додаток 15);
• бланк листа постійної комісії селищної ради (додаток 16);
• бланк рекомендацій постійної комісії селищної ради (додаток 17);
• бланк висновку постійної комісії селищної ради (додаток 18);
• бланк витягу з розпорядження селищного голови (додаток 19).

22. Бланки документів селищної ради виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів в селищній раді використовується поздовжнє розташування реквізитів – постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша (поздовжній бланк).

Не дозволено підкреслювати або відокремлювати реквізити бланка рискою.

23. Також бланки документів можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

Види бланків, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з цією Інструкцією.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання та використання бланків, визначаються селищним головою, про що видається розпорядчий документ.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість зареєстрованих документів такого виду перевищує 2 тис. одиниць на рік. Якщо кількість зареєстрованих документів менше 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, в якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

24. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, пояснювальні та доповідні записки, довідки тощо) оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII «Про Державний герб України».

Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

26. Код ЄДРПОУ Понорницької селищної ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України. Зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про юридичну особу» на бланках листів селищної ради, виконавчого комітету селищної ради, старостинських округів селищної ради та постійних комісій селищної ради.

Залежно від способу опрацювання код ЄДРПОУ у разі потреби може зазначатись також у інших документах (розпорядженнях, рішеннях), в яких фіксуються та підтверджуються факти діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.

У цьому разі код ЄДРПОУ розміщується після реквізиту «Найменування юридичної особи» перед реквізитом «Назва виду документа» без відступу від межі лівого поля.

27. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з НК 010:2021 вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає селищний голова окремо щодо кожного виду документа.

Найменування автора документа

28. Найменування Понорницької селищної ради – автора документа – повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

З метою спрощення ідентифікації селищної ради до реквізиту «Найменування юридичної особи» додаються назва району та області в називному відмінку, де вона розташована.

Найменування виконавчого комітету селищної ради, старостинського округу селищної ради чи постійної комісії селищної ради зазначаються у разі, коли вони є автором документу, і розміщуються нижче найменування Понорницької селищної ради.

Довідкові дані

29. Довідкові дані про Понорницьку селищну раду містять: поштову адресу, номер телефону, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту. Довідкові дані розміщуються нижче найменування селищної ради або виконавчого комітету селищної ради.

Довідкові дані про старостинський округ селищної ради містять: поштову адресу, номер телефону, адресу електронної пошти та розміщуються нижче назви старостинського округу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

Назва виду документа

30. Назва виду документа (рішення, розпорядження, протокол тощо) зазначається на бланку конкретного виду документа (окрім листів) та повинна відповідати назвам, передбаченим НК 010:2021. Назву виду документа розміщують посередині під реквізитом «Найменування юридичної особи».

Дата документа

31. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад:

02.12.2021

Дозволяється оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб найчастіше використовується під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів. Наприклад:

2020.05.25

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.». Наприклад:

03 грудня 2021 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

32. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс складається з індексів, що застосовуються в селищній раді, зокрема з індексів за зведеною номенклатурою справ та доповнюється порядковим номером документа у межах групи документів, що реєструються.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Наприклад: 01-10/845, де 01-10 – індекс справи за номенклатурою, 845 – порядковий номер.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

Для нанесення реєстраційного індексу застосовується штрих-код та/або QR-код у порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Посилання на документ

33. Посилання на документ має містити реєстраційний індекс та дату документа, на який дається відповідь. Наприклад:

На № 02-13/1254 від 25.10.2021

Реквізит «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь» розміщується на рівні реєстраційного індекса документа у спеціально відведеному місці на бланку.

34. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування юридичної особи – автора документа, дата документа, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень – словами.

Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника «цей».

Місце складення або видання

35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів, доручень селищного голови чи заступника селищного голови, рекомендацій і висновків постійних комісій.

Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України.

Адресат та особисте звертання

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або посадовій чи фізичній особі.

У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Чернігівська обласна
державна адміністрація

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада, ім’я та прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Новгород-Сіверська районна
державна адміністрація

Відділ з питань внутрішньої політики

Начальнику

Миколі МИКОЛАЄНКУ

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби України

Павлу ПАВЛЕНКУ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами).

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім – поштова адреса, наприклад:

Івану Іваненку

вул. Шевченка, буд. 188, кв. 1,
м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

37. У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «Адресат» може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім’я

або

Пане (пані) Прізвище

або

Пане (пані) посада або звання

або

Панове

Наприклад:

Пане Олексію
Пані Іваненко
Пані директор
Пане полковнику

У разі необхідності перед словом «Пане», «Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

Гриф затвердження документа

38. Документ затверджується розпорядчим документом селищної ради або у випадках, визначених у додатку 20, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі.

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом селищної ради.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, власного імені, прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Понорницький селищний голова

Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

12 квітня 2022 року

У разі, коли документ затверджується рішенням, розпорядженням або протоколом, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження
Понорницького селищного голови

12.04.2022 № 35-од

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

39. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Наприклад:

Антоніні Гордійчук
Прошу підготувати проєкт договору
про постачання газу до 25.09.2021
Особистий підпис
09.09.2021

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена першою, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції або документ підлягає поверненню, то резолюцію оформлюють на окремому аркуші або спеціальному бланку, на якому зазначають дату. Наприклад:

До вх. № 123/01-10 від 25.05.2022

Заголовок до тексту документа

40. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок до тексту відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад:

Лист (про що?) про надання інформації
Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії
Посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Заголовок до тексту документа оформлюють у спеціально відведеному місці на бланку.

Відмітка про контроль

41. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставляння літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

42. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

43. Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.

44. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

45. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак.

Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.

Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова «Продовження додатка».

Додатки до документів та відмітки про їх наявність

46. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

Додатки до документів можуть бути таких видів:

• додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
• додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
• додатки, що надсилаються із супровідним листом.

47. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. У верхньому правому куті першого аркуша додатка робиться відповідна відмітка. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: «Додаток 1», «Додаток 2». Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

48. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами як самостійні документи (інструкції, правила, регламенти, порядки тощо), проставляють гриф затвердження, а у відповідному пункті розпорядчої частини основного документу наприкінці речення роблять посилання: «що додається» або «(додається)».

На додатках до інших документів, що затверджуються розпорядчими документами, роблять відмітку, наприклад:

Додаток 16
до Інструкції з діловодства
у Понорницькій селищній раді
(пункт 25)

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату та номер, наприклад:

Додаток
до протоколу засідання
Гуманітарного штабу
при Понорницькій селищній раді
17.09.2022 № 2

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

49. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 1 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану робіт за I квартал 2022 р. на 5 арк. в 1 прим.
                 2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2022 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2022 р. № 595/04-12
                 і додаток до нього, усього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додатки: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 1 прим. на першу адресу.

50. Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником виконавчого органу селищної ради, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчим документом, залежно від його виду підписуються секретарем селищної ради, заступником селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету селищної ради на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Підпис

51. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та цієї Інструкції. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності селищного голови та посадовими особами, які уповноважені їх підписувати, визначається розпорядженням селищного голови.

52. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого – у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища. Наприклад:

Понорницький селищний голова            Особистий підпис              Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

або

Селищний голова                                    Особистий підпис               Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

53. У разі надсилання документа одночасно кільком посадовим особам підписується тільки оригінал, який залишається у справі селищної ради – автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені його копії.

54. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Селищний голова                                     Особистий підпис               Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Головний бухгалтер                                 Особистий підпис                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Директор Державного архіву Чернігівської області			Начальник Управління культури Чернігівської обласної державної адміністрації
Підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ		Підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Відбиток печатки			Відбиток печатки

Документи колегіальних органів підписує голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії                                        Особистий підпис                     Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Секретар комісії                                    Особистий підпис                     Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

55. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я та прізвище якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за розпорядженням до найменування посади додаються слова «Виконувач обов’язків» або символи «В. о.».

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

У разі створення селищною радою документа в паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам загальним відділом селищної ради створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

Віза та гриф погодження для документів

56. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в селищної раді (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

57. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: найменування посади (за потреби), особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування.

Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа. Наприклад:

Начальник юридичного відділу селищної ради

Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

25.08.2022

Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення селищною радою документів у паперовій формі, та залишаються в селищній раді.

Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

Начальник загального відділу селищної ради

Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються

15.05.2022

За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

58. Зовнішнє погодження проєктів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставляння на них грифа погодження (схвалення).

Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої установи, то гриф погодження (схвалення) складається зі слова «ПОГОДЖУЮ», найменування посади особи (найменування установи є складовою частиною найменування посади), особистого підпису, власного імені, прізвища особи та дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖУЮ

Заступник генерального директора ДП «УкрНДНЦ»

Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

13 липня 2022 року

Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то гриф погодження (схвалення) складається із слова ПОГОДЖЕНО (СХВАЛЕНО), назви виду погоджувального документа в називному відмінку, його дати і номера, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної комісії
Укрдержархіву

03.06.2022 № 5

Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проєкту документа.

59. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проєкту документа

 

Найменування посади                                Особистий підпис                         Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата
Відбиток печатки (за наявності)

60. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

Відбиток печатки

61. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Понорницької селищної ради.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається селищною радою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 21).

62. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

63. Порядок обліку, використання та зберігання печаток у Понорницькій селищній раді затверджений рішенням Понорницької селищної ради від 24 грудня 2020 року № 2-3-VIII.

Відомості про виконавця документа

64. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому або на зворотному боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Олена Іваненко 22 23 24

У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище виконавця документа і номер його службового телефону, наприклад:

Іваненко 22 23 24

Допустимо через кому зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв’язатися з виконавцем. В одному документі за потреби може бути зазначено відомості про 2-3 виконавців.

Відмітка про ознайомлення з документом

65. Відмітка про ознайомлення з документом свідчить про факт ознайомлення працівників зі змістом управлінських дій стосовно них та складається з таких елементів: слів «З документом ознайомлений(-а, -і):», особистого підпису, власного імені, дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення. У цьому реквізиті можуть зазначатися відомості як про одного, так і про декількох працівників.

У відмітці про ознайомлення з документом замість слова «документ» може бути зазначено його конкретний вид (розпорядження, акт, посадова інструкція тощо). Наприклад:

З розпорядженням ознайомлений:

Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

13.06.2022

Відмітку про ознайомлення з документом розміщують нижче реквізиту «Підпис» або «Віза документа» (за наявності).

Відмітка про виконання документа

66. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка містить слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, особистий підпис, власне ім’я та прізвище відповідальної особи і дату оформлення відмітки. Наприклад:

До справи № 01-10
Лист-відповідь від 25.05.2022 № 01-10/123
Секретар                           Особистий підпис              Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
26.05.2022

Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник виконавчого органу селищної ради, в якому його створено. Наприклад:

До справи № 02-10
Питання вирішено в телефонній розмові 25.05.2022
Головний бухгалтер       Особистий підпис               Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
25.05.2022

Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки документа.

Відмітка про надходження документа

67. Відмітка про надходження документа до селищної ради проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому боці у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є: найменування селищної ради – одержувача документа (у скороченому вигляді), реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа. Наприклад:

Понор. сел. рада
Вх. № 01-28/235
20.11.2021, 12:25

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 145 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Копія документа

68. Понорницька селищна рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до селищної ради через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – система електронної взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з селищною радою, а також під час формування особових справ працівників селищна рада може виготовляти копії документів, виданих іншими юридичними особами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах селищної ради, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, відповідно до вимог цієї Інструкції.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

69. Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

70. Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та відбитка печатки селищної ради і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом
Секретар селищної ради       Особистий підпис      Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
12.10.2022 Відбиток печатки

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених цією Інструкцією, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.

71. Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Усього в копії 12 арк.». За рішенням селищної ради або на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

72. Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні:

• факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;
• особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається у справах селищної ради;
• на копіях вихідного документа, що залишаються у справах селищної ради, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки селищної ради. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах селищної ради, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців;
• факсимільні копії документів, що видаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються у справах селищної ради, підлягають обов’язковому засвідченню. Факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в селищній раді (наприклад копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення;
• вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо). Вільна копія потребує засвідчення відповідно до цієї Інструкції.

73. Особливим видом копії документа є дублікат – повторно оформлений документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Витяг з документа

74. Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на бланку відповідного виду документа із дотриманням таких вимог:

• у назві виду документа зазначається: «витяг з розпорядження», «витяг з протоколу», «витяг з рішення»;
• відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;
• з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;
• відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);
• проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки селищної ради.

Витяги з протоколів та рішень засвідчує особа, яка їх складає і здійснює зберігання; з розпоряджень – начальник загального відділу селищної ради або начальник відділу кадрової роботи селищної ради.

Складення деяких видів документів

Розпорядження

75. Розпорядження селищного голови видаються за змістом управлінської дії з основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, з кадрових питань (особового складу), про надання відпусток, відряджень.

76. Проєкти розпоряджень з основної діяльності та адміністративно-господарської діяльності готуються і подаються виконавчими органами селищної ради за дорученням керівництва селищної ради чи за власною ініціативою.

Проєкти розпоряджень селищного голови з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, навчання, заохочення, стягнення, стажування, відрядження тощо) готує відділ кадрової роботи селищної ради на підставі доповідних записок керівників виконавчих органів, заяв працівників, протоколів конкурсної та атестаційної комісій, трудових договорів, листів-запрошень та інших документів.

77. Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року та мають окрему порядкову нумерацію.

78. Проєкти розпоряджень з основної діяльності та з адміністративно-господарської діяльності візуються керівником виконавчого органу селищної ради, у якому створено документ, головним спеціалістом-юрисконсультом загального відділу селищної ради, уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції у селищній раді, заступником селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу обов’язків, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проєкту документа з іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Якщо в процесі погодження до проєкту розпорядження вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню.

79. Проєкти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень візуються начальником відділу кадрової роботи селищної ради, головним спеціалістом-юрисконсультом загального відділу селищної ради, заступником селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу обов’язків, керуючим справами (секретарем) виконкому селищної ради, а також іншими посадовими особами, яких стосується документ.

80. Розпорядження з основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, з кадрових питань (особового складу), про надання відпусток, відряджень підписуються селищним головою, а у разі його відсутності – посадовою особою, на яку покладено виконання обов’язків селищного голови.

Після підписання розпорядження, зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження про внесення змін.

81. Розпорядження селищного голови з основної діяльності та з адміністративно-господарської діяльності оформляються на спеціальних бланках. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...», «Про проведення...», «Про надання...»), або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).

82. Текст розпоряджень з основної діяльності та з адміністративно-господарської діяльності складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів «Відповідно до», «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.

Преамбула розпорядження закінчується словом «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», яке друкується з нового рядка напівжирним шрифтом, а після нього ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та зазначенням виконавців.

Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження, наприклад:

Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради...

83. Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) та неконтрольні («довести до відома», «ознайомити» тощо) доручення в розпорядженнях не застосовуються.

84. У реквізиті «Текст» розпоряджень з основної діяльності та з адміністративно-господарської діяльності прізвища осіб, згаданих у ньому, зазначаються малими літерами (перша літера – велика).

85. Після набрання чинності розпорядженням, внесення змін до нього, визнання його таким, що втратило чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження.

86. Розпорядження, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

• заголовок розпорядження починається із слів «Про внесення змін до розпорядження...» із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;
• розпорядча частина розпорядження починається з пункту:

«1. Унести зміни до розпорядження...:» у разі викладення змін у тексті розпорядження;

«1. Унести зміни до розпорядження..., що додаються.» у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

• формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

«1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...»;

«2. Пункт 3 виключити»;

«1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...»;

«2) у підпункті 2 пункту 7 слова «у разі потреби» замінити словом «вимагається».

87. У разі видання розпорядження про визнання таким, що втратило чинність, або скасування іншого розпорядження, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів «Визнати таким, що втратило чинність,...» або «Скасувати...» відповідно.

88. Для ознайомлення з розпорядженням його автор готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, виконавчих органів селищної ради, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

89. Ознайомлення працівників Понорницької селищної ради з розпорядженням селищного голови здійснюється під підпис.

90. Розпорядження селищного голови з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального розпорядження стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...» «Про надання...». У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про особовий склад».

91. У тексті розпоряджень селищного голови з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині розпорядження з кадрових питань (особового складу) наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва.

92. Розпорядча частина розпоряджень з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими – його власне ім’я, по батькові (перші літери – великі) та текст розпорядження.

93. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

94. У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

95. У кожному пункті розпоряджень з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

96. Під час ознайомлення з розпорядженням, згаданими у ньому особами, на примірнику, який зберігається в особовій справі, проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

97. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року та мають окрему порядкову нумерацію.

98. Копії розпоряджень з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень засвідчуються начальником відділу кадрової роботи селищної ради і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам згідно зі списком розсилки, що складається та підписується працівником, який готував проєкт розпорядження.

Протоколи

99. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень селищною радою, виконавчим комітетом селищної ради, постійними комісіями, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень тощо.

100. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

101. Протокол оформлюється на аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням загального бланку селищної ради або бланку колегіального органу селищної ради з поздовжнім розташуванням реквізитів.

102. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

103. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. Нумерація протоколів засідань селищної ради, засідань постійних комісій тощо ведеться в межах терміну повноважень ради окремо за кожною групою протоколів відповідного колегіального органу.

104. У реквізиті «Місце складення документа» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

105. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, виконавчий комітет, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

106. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються власні імена та прізвища (малими літерами, перші літери – великі) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку власні імена та прізвища постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

107. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Власне ім’я та прізвище кожного доповідача друкуються з нового рядка малими літерами. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, власного імені та прізвища промовців малими літерами у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

108. У разі, коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

109. Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

110. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

111. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою селищною радою і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

112. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.

113. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення селищною радою документів у паперовій формі, службовий лист оформлюється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

114. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, особисте звертання (у разі потреби), текст (основний реквізит службового листа), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

115. Датою листа є дата його реєстрації у загальному відділі селищної ради.

116. Як правило, у листі порушується одне питання.

117. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «Просимо повідомити...», «Роз’яснюємо, що...», або від третьої особи однини – «Понорницька селищна рада інформує...», «Загальний відділ Понорницької селищної ради вважає за доцільне…».

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – «Прошу...», «Пропоную...».

118. Службові листи підписуються відповідно до цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

119. Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник виконавчого органу селищної ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих виконавчих органів селищної ради, а також заступник селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради, який координує роботу виконавчого органу, в якому створено відповідний лист.

Документи до засідань колегіальних органів

120. Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів селищної ради (засідання селищної ради, постійних комісій, виконавчого комітету тощо) проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених Регламентом Понорницької селищної ради восьмого скликання, затвердженим рішенням Понорницької селищної ради від 13 липня 2024 року № 3802, Регламентом роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Понорницької селищної ради восьмого скликання, затвердженим рішенням виконавчого комітету Понорницької селищної ради від 21 грудня 2020 року № 1.

Засідання виконавчого комітету та селищної ради проводяться відповідно до вимог чинного законодавства, затверджених планів роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, які повинні розглядатися, дата розгляду, назва постійної комісії, власне ім’я та прізвище посадової особи, назва виконавчого органу селищної ради, що готує документи для розгляду.

121. Пропозиції щодо питань на розгляд селищної ради та виконавчого комітету можуть вноситися селищним головою, його заступниками, постійними комісіями, депутатами, членам виконавчого комітету, керівниками виконавчих органів селищної ради.

Пропозиції щодо прийняття рішень, які відповідно до чинного законодавства є регуляторними актами, вносяться відповідно до вимог Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності». У пропозиціях про внесення питань на розгляд селищної ради обов’язково визначаються проєкти рішень, які є регуляторними актами.

Всі пропозиції до планів роботи збираються та узагальнюються загальним відділом селищної ради.

Проєкти плану роботи селищної ради та її виконавчого комітету складаються секретарем селищної ради та керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету селищної ради відповідно.

Пропозиції про внесення питань на розгляд селищної ради та виконавчого комітету повинні подаватися не пізніше ніж за 10 днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за 1 день.

Зазначені документи містять:

• пояснювальну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
• проєкт рішення з доданими до нього необхідними матеріалами;
• інші документи, необхідні для розгляду питань.

122. Проєкт рішення, перед винесенням його на розгляд селищної ради чи виконавчого комітету, узгоджується працівниками, які готували проєкт рішення з:

• загальним відділом селищної ради;
• фінансовим відділом селищної ради (за потреби);
• відділом бухгалтерського обліку та звітності селищної ради (за потреби);
• керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету селищної ради;
• заступниками селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради (згідно з розподілом обов’язків);
• секретарем селищної ради;
• головою постійної комісії селищної ради (за розподілом повноважень).

123. Проєкти рішень, які передбачають фінансування або стосуються бюджетних питань, подаються та розглядаються у порядку, передбаченому Бюджетним кодексом України. Наприклад:

ПОДАННЯ:

Фінансовий відділ
Понорницької селищної ради

Начальник відділу              Особистий підпис           Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

ПОГОДЖЕНО:

124. Проєкт рішення оформляється на бланку рішення з позначенням у верхньому правому куті слова «ПРОЄКТ», яке друкується великими літерами з використанням напівжирного шрифту. Замість числа місяця, в якому заплановане засідання селищної ради або виконавчого комітету, та індекса (номера) рішення проставляються нулі, наприклад:

00 вересня 2022 року               с-ще Понорниця                     № 0000

125. Зміст рішення коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про надання дозволу...», «Про створення...»), або іменника («Про програму...», «Про заходи...»).

126. Текст рішення складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета прийняття рішення. Зазначена частина може починатися із слів «Відповідно до», «На виконання», «З метою», «Враховуючи», «Керуючись» тощо.

Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться. Наприклад:

Керуючись пунктом 20 частини першої статті 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», ... Понорницька селищна рада

ВИРІШУЄ:

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Якщо відміняється попередньо прийняте рішення, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратило чинність, рішення…».

Зміни, що вносяться до рішення оформляються окремим рішенням, яке повинно мати такий заголовок: «Про внесення змін до рішення Понорницької селищної ради (виконавчого комітету Понорницької селищної ради)» із зазначенням дати прийняття, індекса (номера) та заголовка рішення, до якого вносяться зміни.

Розпорядча частина рішення починається з такого пункту: «1. Унести зміни до рішення…».

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до рішення, наприклад:

1) пункт 2 викласти в такій редакції...;

2) пункт 3 виключити;

3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...

Якщо зміни до рішення оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини рішення зазначається: «1. Унести зміни до... (додаються)».

Останній пункт розпорядчої частини містить рішення про покладення контролю за виконанням рішення на постійну комісію селищної ради або посадову особу, наприклад:

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію селищної ради з питань власності, бюджету, соціально-економічного розвитку громади.

127. У разі незгоди з проєктом рішення зауваження викладаються на окремому аркуші і додаються до проєкту.

128. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря колегіального органу.

129. За підготовку документів для проведення засідань селищної ради та виконавчого комітету селищної ради відповідають керівники заінтересованих виконавчих органів селищної ради.

130. Якщо пропозиції до порядку денного подано пізніше, ніж визначено вимогами цієї Інструкції, питання вносяться на наступне засідання виконавчого комітету чи селищної ради.

131. Проєкти рішень селищної ради та виконавчого комітету селищної ради оприлюднюються не пізніше як за 10 робочих днів до дати їх розгляду на черговому засіданні селищної ради чи виконавчого комітету селищної ради з метою прийняття.

132. Питання, що вносяться до порядку денного засідання селищної ради, попередньо розглядаються на засіданнях виконавчого комітету селищної ради, постійних комісій селищної ради, де приймаються відповідні висновки та рекомендації.

133. Керуючий справами (секретар) виконавчого комітету селищної ради, секретар селищної ради забезпечують організацію роботи з підготовки до засідань, здійснюють контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряють їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

134. Додатки до документів засідань колегіальних органів селищної ради оформляються відповідно до вимог, зазначених в цій Інструкції.

135. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 99-111 цієї Інструкції.

136. До протоколу засідання селищної ради додаються рішення, прийняті селищною радою, поіменне голосування депутатів селищної ради, тексти доповідей і співдоповідей, письмові запити депутатів, тексти виступів депутатів, які записалися, але не виступили у зв’язку із припиненням дебатів, списки присутніх та відсутніх депутатів, список запрошених, інші матеріали.

137. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою селищної ради.

Документи про службові відрядження

138. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Понорницької селищної ради.

139. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи селищної ради, керівником виконавчого органу селищної ради, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я селищного голови, в якій зазначається про те куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проєктом розпорядження про відрядження працівника передається адресату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

140. Для реєстрації відряджень ведеться журнал, форма якого визначається окремим актом.

141. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного розпорядженням, готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до відділу кадрової роботи і відділу бухгалтерського обліку та звітності селищної ради відповідно.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

142. Документи, створені в паперовій формі, проходять і опрацьовуються в селищній раді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами створеними в електронній формі, визначених Інструкцією з діловодства в електронній формі. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені цією Інструкцією.

143. Ефективна організація документообігу передбачає:

• проходження документів в селищній раді найкоротшим шляхом;
• скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);
• уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;
• централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);
• усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до селищної ради

144. Доставка документів до селищної ради здійснюється через систему електронної взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

145. Усі документи, що надходять до селищної ради, приймаються централізовано загальним відділом селищної ради.

У загальному відділі селищної ради розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «Особисто». У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована та спеціальна кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

146. У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

147. У разі потреби документи, що надійшли через систему електронної взаємодії, роздруковується на папері із проставленням на верхньому полі документа надпису «Отримано в електронній формі».

148. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

149. У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або повідомляється про це телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у загальному відділу селищної ради.

150. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему електронної взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

151. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.

Попередній розгляд документів

152. Усі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в загальному відділі селищної ради.

153. Під час попереднього розгляду визначається:

• чи має документ бути допущений до реєстрації;
• чи потребує розгляду керівництвом селищної ради або передачі після реєстрації до виконавчого органу селищної ради відповідно до функціонального розподілу обов’язків в селищній раді;
• чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

154. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом селищної ради, а також таких, що передаються для спеціального обліку до виконавчих органів селищної ради, що визначено у додатку 22.

155. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня з питань виконання делегованих повноважень, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Реєстрація документів

156. Реєстрація документів усіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі у системі електронного діловодства із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

157. Реєстрація документів проводиться централізовано загальним відділом селищної ради.

Виконавчі органи селищної ради реєструють створені ними довідки, доповідні та службові записки, заяви громадян та інше.

158. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу селищної ради до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

159. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

• акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до селищної ради;
• розпорядження селищного голови з основної діяльності;
• розпорядження селищного голови з адміністративно-господарської діяльності;
• розпорядження селищного голови з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
• розпорядження селищного голови про надання відпусток, відряджень;
• рішення селищної ради;
• рішення виконавчого комітету селищної ради;
• акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
• бухгалтерські документи;
• заявки на матеріально-технічне постачання;
• службові листи;
• звернення громадян;
• запити на інформацію.

160. Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах з проставлянням того ж індексу, який був присвоєний факсограмі або документу, що надійшов електронною поштою.

161. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс.

162. У селищній раді для реєстрації документів застосовується журнальна форма та реєстраційно-моніторингова картотека. Рішення селищної ради реєструються в електронній формі.

163. Журнальна форма реєстрації документів використовується в групах документів з обсягом документообігу до 600 одиниць на рік (документи з грифом «Для службового користування», розпорядження селищного голови, протоколи, запити на інформацію та інші).

164. Карткова форма реєстрації документів передбачає заповнення реєстраційно-моніторингових карток, з яких формуються довідкові і контрольні картотеки.

Реєстраційно-моніторингова картка повинна мати обов’язкові реквізити, визначені у додатку 23.

Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 мм) або А6 (105 х 148 мм).

Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

Організація передачі документів та їх виконання

165. Для забезпечення своєчасного виконання документів загальний відділ селищної ради розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву та виконавчим органам селищної ради.

166. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву селищної ради в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів після 17 години.

Акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

167. Документи, розглянуті керівництвом селищної ради, повертаються з відповідною резолюцією загальному відділу селищної ради, який здійснює передачу документів на виконання.

168. Документ, у якого є декілька виконавців, передається їм одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

169. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційному журналі або реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

170. Передача документа з одного виконавчого органу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через загальний відділ селищної ради, який робить відповідну відмітку в реєстраційному журналі або реєстраційно-моніторинговій картці. Документ, виконання якого перебуває на контролі, передається до іншого виконавчого органу або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це спеціаліста загального відділу селищної ради, відповідального за контролі.

171. Передача документів у межах одного виконавчого органу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство у виконавчому органі (діловод, спеціаліст).

172. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва селищної ради, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

173. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику.

174. Перед поданням проєкту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

175. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

176. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації загальний відділ селищної ради організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

177. Автор документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові, згідно з чинним розподілом обов’язків, усі невиконані документи та поінформувати загальний відділ селищної ради (спеціаліста, відповідального за контролів) про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація моніторингу виконання документів

178. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

179. У виконавчих органах селищної ради безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство (спеціаліст, діловод).

180. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції селищного голови та його заступників, секретаря селищної ради або керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету селищної ради.

181. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 24.

Індивідуальні строки встановлюються селищним головою та його заступниками, секретарем селищної ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету селищної ради.

182. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в загальному відділі селищної ради.

183. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

184. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими виконавчими органами селищної ради безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

185. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції керівництва селищної ради.

186. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (розпорядження селищного голови з основної діяльності, доручення вищих органів влади, доручення селищного голови та його заступників тощо).

187. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

188. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи виконавчого органу-виконавця.

189. За запитом виконавчого органу селищної ради загальний відділ селищної ради (спеціаліст, відповідальний за контролі) надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний виконавчий орган, щодо яких проводиться моніторинг.

190. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву селищної ради (додаток 25).

Інформаційно-довідкова робота з документами

191. Засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

192. Вихідні документи у паперовій формі, створені в селищній раді у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською та фельд’єгерською службою.

193. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється загальним відділом селищної ради відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (із змінами).

194. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від виконавчих органів-виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

195. Не допускається:

• надсилання або передача документів без їх реєстрації в загальному відділі селищної ради;
• дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему електронної взаємодії.

196. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники загального відділу селищної ради зобов’язані перевірити:

• правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
• наявність і правильність зазначення адреси;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;
• наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів;
• наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах селищної ради.

197. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».

198. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

199. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

200. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

201. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, селищного голови, його заступників, секретаря селищної ради або керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету селищної ради. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

202. Години прийому загальним відділом селищної ради вихідних документів, інших поштових відправлень від виконавців здійснюється з 9 до 17 години у робочі дні.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

203. Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів у селищній раді визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які застосовуються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

204. Номенклатура справ – це обов’язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ селищної ради, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (додаток 26).

205. У селищній раді складається зведена номенклатура справ.

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у загальному відділі селищної ради, другий – використовується загальним відділом селищної ради як робочий, третій – передається до архівного підрозділу селищної ради для здійснення контролю за формуванням справ у виконавчих органах селищної ради, четвертий – надсилається до державного архіву.

206. Виконавчі органи селищної ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

207. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи виконавчого органу селищної ради складається з індексу виконавчого органу за штатним розписом та порядкового номера справи в межах органу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс виконавчого органу, 12 – порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі із зазначенням його порядкового номера, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (посадова особа, установа чи її структурний підрозділ, колегіальний орган тощо); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у Понорницькій селищній раді».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа селищної ради.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань колегії Державної архівної служби».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами державної влади з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад: «План основних організаційних заходів Понорницької селищної ради на 2024 рік» або «Звіт про використання бюджетних коштів Понорницької селищною радою за 2023 рік».

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу селищної ради чи інших установ для їх продовження тощо.

Формування справ

208. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

209. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).

210. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

211. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

212. Розпорядження селищного голови з основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, з кадрових питань (особового складу), про надання відпусток, відряджень групуються у різні справи. Розпорядження селищного голови з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток, відряджень групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

213. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

• протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо);
• документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

214. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

215. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності селищної ради або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

216. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проєктів цих документів.

217. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

218. Особові справи посадових осіб формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697 (зі змінами).

219. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників селищної ради систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

220. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в селищній раді здійснюються загальним відділом селищної ради (особа, відповідальна за ведення архівного підрозділу селищної ради).

Зберігання документів

221. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу селищної ради зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо – за місцем створення.

Зберігання документів і справ в селищній раді забезпечує загальний відділ селищної ради.

222. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

223. Фонограми засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

224. Видача справ у тимчасове користування працівникам селищної ради здійснюється з дозволу керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету селищної ради, начальника загального відділу селищної ради, іншим установам – з письмового дозволу селищного голови. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

225. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу селищного голови з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

226. Основні засади проведення експертизи цінності, складення описів справ, оформлення справ та передачі справ до архівного підрозділу селищної ради визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Цією Інструкцією визначаються окремі особливості підготовки справ, сформованих у паперовій формі, до передачі для архівного зберігання, які застосовуються за наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення селищною радою документів у паперовій формі.

227. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

228. Для організації та проведення експертизи цінності документів у селищній раді утворюється постійна експертна комісія.

229. Експертиза цінності документів проводиться щороку у виконавчих органах селищної ради безпосередньо особами, відповідальними за організацію в них діловодства, разом з експертною комісією під методичним керівництвом загального відділу селищної ради.

230. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

231. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ селищної ради шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до селищної ради у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.

232. За результатами експертизи цінності документів в селищній раді складається акт про вилучення для знищення документів (додаток 27).

233. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією селищної ради одночасно. Після затвердження акта селищна рада має право знищити визначені ним документи.

234. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи селищної ради. Найменування виконавчого органу селищної ради зазначається перед групою заголовків справ цього виконавчого органу.

Складення описів справ

235. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

Описи справ, що складені у паперовій формі, укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації селищної ради такі описи складаються обов’язково.

Описи справ виконавчих органів селищної ради складаються щороку за встановленою формою (додаток 28) посадовою особою, відповідальною за діловодство у виконавчому органі, за методичної допомоги загального відділу селищної ради.

236. Номер опису справ виконавчого органу селищної ради повинен складатися з індексу виконавчого органу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) виконавчого органу з індексом 5, що розпочаті у 2011 році, матимуть номери: 5 П – 2011; 5 Т – 2011; 5 К – 2011.

237. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

• кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);
• графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;
• у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);
• графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим виконавчим органам селищної ради або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

238. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за 2020 рік, № 5 К – 2020».

239. Опис справ складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву селищної ради, а інший залишається як контрольний примірник у загальному відділі селищної ради.

240. На основі описів справ виконавчих органів селищної ради загальний відділ селищної ради готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

241. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання – у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) – у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається до відповідного державного архіву.

242. Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) описуються не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві. Документи постійного зберігання передаються відповідно до затверджених описів справ до державного архіву в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

243. Оформлення справи, складеної у паперовій формі, постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

244. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

245. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

246. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за 2018, 2019 роки».

247. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

248. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і номер опису і фонду.

249. У разі зміни найменування селищної ради (її виконавчого органу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи на обкладинці справи зазначається нове найменування, а попереднє береться в дужки.

250. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

Передача справ до архівного підрозділу селищної ради

251. Справи, складені у паперовій формі, постійного та тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання, з кадрових питань (особового складу) передаються до архівного підрозділу селищної ради у рік наступний після завершення їх ведення в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

252. Передача справ до архівного підрозділу селищної ради здійснюється за графіком, затвердженим селищним головою.

253. За письмовим зверненням виконавчого органу селищної ради архівний підрозділ селищної ради оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

254. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником загального відділу селищної ради (особа, відповідальна за ведення архівного підрозділу селищної ради) в присутності працівника селищної ради, який передає упорядковані та оформлені справи.

255. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу селищної ради за описами.

У кінці кожного примірника зведеного опису особа, відповідальна за ведення архівного підрозділу селищної ради розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається виконавчому органу селищної ради, всі інші залишаються в архівному підрозділі селищної ради.

Справи, що передаються до архівного підрозділу селищної ради, повинні бути зв’язані належним чином.

Селищна рада зобов’язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі селищної ради для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

---

Додаток 1 до Інструкції з діловодства
в Понорницькій селищній раді
(пункт 9)