Положення про комісію з питань роботи із службовою інформацією в Понорницькій селищній раді
Затверджено розпорядженням
Понорницького селищного голови
від 15.03.2023 № 28-од
1. Загальні положення
1.1. Положення про Комісію з питань роботи із службовою інформацією у Понорницькій селищній раді (далі – Положення) відповідно до Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Понорницькій селищній раді, затвердженої розпорядженням Понорницького селищного голови від 30 грудня 2022 року № 94-од, визначає завдання та загальні засади діяльності комісії з питань роботи із службовою інформацією в Понорницькій селищній раді (далі – Комісія).
1.2. Комісія є постійним органом, який утворюється з метою організації роботи з документами, що містять службову інформацію, узгодженого вирішення питань щодо віднесення інформації, яка була отримана, створена у відділах апарату, виконавчих органах Понорницької селищної ради (далі – селищна рада) або знаходиться у їх володінні, до інформації, якій надається гриф обмеження доступу «Для службового користування».
1.3. У своїй діяльності Комісія керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативними актами, а також цим Положенням.
1.4. Персональний склад Комісії та Положення про неї затверджується розпорядженням селищного голови.
2. Завдання Комісії
2.1. Основними завданнями Комісії є:
1) складення на підставі пропозицій керівників відділів апарату та виконавчих органів селищної ради та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі – перелік відомостей), і подання його на затвердження селищному голові;
2) перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою його підтвердження або скасування;
3) розгляд документів з грифом «Для службового користування» на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
4) розслідування на підставі розпорядження селищного голови фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» та розголошення службової інформації;
5) розгляд питання щодо присвоєння грифа «Для службового користування» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;
6) вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані;
7) перевірка стану організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»), після завершення діловодного року та формування справ;
8) організація та проведення експертизи документів і справ з грифом «Для службового користування».
3. Права Комісії
3.1 Комісія має право:
1) визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовими та галузевими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати їх з експертною комісією селищної ради;
2) одержувати в установленому порядку від відділів апарату та виконавчих органів селищної ради, інших підприємств, установ, організацій та громадян інформацію, необхідну для виконання покладених на неї завдань;
3) заслуховувати на своїх засіданнях інформацію начальників відділів та виконавчих органів селищної ради про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;
4) запрошувати на засідання консультантів та експертів, представників відділів, виконавчих органів, комунальних підприємств, установ, організацій селищної ради;
5) надавати селищному голові пропозиції щодо вдосконалення роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що містять службову інформацію.
6) надавати практичну допомогу працівникам селищної ради, її відділам та виконавчим органам з питань організації роботи із службовою інформацією.
4. Склад Комісії
4.1. До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються секретар селищної ради, заступник селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами (секретар) виконавчого комітету селищної ради, працівники загального відділу, відділу організаційної та кадрової роботи, відділу «Центр надання адміністративних послуг», служби у справах дітей, відділу освіти, культури, молоді та спорту, комунального некомерційного підприємства «Понорницький центр первинної медико-санітарної допомоги», комунальної установи «Центр надання соціальних послуг» селищної ради.
У разі розгляду питань, специфіка яких пов’язана з діяльністю інших підприємств, установ, організацій селищної ради, на засідання Комісії можуть бути запрошені керівники чи представники цих підприємств, установ організацій.
У разі потреби для проведення експертизи можуть залучатися фахівці інших підприємств, установ, організацій за наявності письмової згоди їх керівників.
4.2. Загальна чисельність членів Комісії повинна становити не менше ніж 5 осіб.
4.3. Комісія складається з голови, заступника голови, секретаря та членів Комісії.
4.4. Голова Комісії організовує її роботу і відповідає за виконання покладених на Комісію завдань, головує на її засіданнях та визначає коло питань, що підлягають розгляду.
У разі відсутності голови Комісії його обов’язки виконує заступник.
У разі відсутності секретаря Комісії його обов’язки виконує один із членів Комісії, що обирається за поданням голови (у разі відсутності – заступника).
4.5. Секретар Комісії забезпечує підготовку та проведення засідань Комісії та документів, що підлягають розгляду на засіданнях, ведення протоколів засідань, збереженість документації.
4.6. Члени комісії мають право:
1) ознайомитися з документами, поданими на розгляд Комісії;
2) висловлювати свою позицію під час засідань;
3) брати участь у прийнятті рішень шляхом голосування;
4) надавати голові Комісії пропозиції щодо вдосконалення системи обліку, зберігання, використання, знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.
4.7. Члени Комісії зобов’язані:
1) брати участь у засіданнях Комісії та голосуванні;
2) дотримуватися вимог Положення та забезпечувати виконання рішень Комісії;
3) не розголошувати відомості, що стали їм відомі у зв’язку з участь у роботі Комісії.
5. Організація роботи Комісії
5.1. Основною формою роботи Комісії є засідання, що проводяться у разі потреби.
Дату, час і місце проведення засідання Комісії визначає її голова. Він завчасно призначає доповідача з членів Комісії для розгляду окремого питання та забезпечує можливість висловити свою думку всім присутнім на засіданні членам Комісії.
5.2. Секретар Комісії за рішенням голови Комісії забезпечує скликання засідань, складає протоколи, готує проєкти рішень, актів, висновків тощо.
5.3. Засідання Комісії є правочинним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.
5.4. Рішення Комісії приймається більшістю голосів членів Комісії, присутніх на засіданні. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови Комісії.
5.5. Хід та результати засідання Комісії оформлюється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності – заступник) і секретар Комісії.
У протоколі фіксуються питання для обговорення та їх результати, запитання, зауваження та пропозиції членів Комісії.
Протокол оформлюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Понорницькій селищній раді та її виконавчому комітеті, затвердженої розпорядженням Понорницького селищного голови від 30 грудня 2022 року № 93-од.
